Kada mala firma odluči da napravi sajt, prvo pitanje je gotovo uvek isto: koliko će to koštati. Odgovor koji dobije najčešće se odnosi na izradu, odnosno na iznos koji se jednom plati dizajneru ili programeru. Mnogo ređe se razgovara o tome šta dolazi posle, a to su troškovi koji se ponavljaju svake godine, dok god sajt postoji.
Ti troškovi nisu veliki, ali nisu ni zanemarljivi, i lako se gube iz vida jer stižu u različito vreme, od različitih pružalaca usluga, često na mejl koji niko redovno ne čita. Zato vredi jednom sve sabrati na jednom mestu.
Tri stavke koje se plaćaju svake godine
Svaki sajt, bez obzira na to da li pripada frizerskom salonu ili firmi za uvoz rezervnih delova, stoji na tri osnovne stavke. Prva je domen, odnosno adresa sajta. Druga je hosting, prostor na serveru na kome se nalaze fajlovi sajta i baza podataka. Treća je pošta, adrese u formatu ime@firma.rs preko kojih firma komunicira sa kupcima i dobavljačima.
Mnogi ove stavke kupuju zajedno, kao paket, jer je tako jednostavnije za plaćanje i za podešavanje. Kada se hosting i domen nalaze na istom mestu, manje je posla oko usmeravanja adrese, a obnova se plaća jednim računom. Ali čak i kada se kupuju zajedno, dobro je znati koliko koja stavka košta posebno, kako bi se ponude mogle uporediti.
Domen: najmanji trošak koji najviše boli kad se zaboravi
Za firmu koja posluje u Srbiji, rs domen je najprirodniji izbor. Domene sa nastavcima .rs i .срб vodi RNIDS, Registar nacionalnog internet domena Srbije, a registracija se obavlja preko ovlašćenih registara. Godišnja cena .rs domena kreće se okvirno oko 2.500 dinara, .co.rs je povoljniji, dok međunarodni .com obično košta nešto manje od .rs.
Na prvi pogled, to je najmanja stavka u celom budžetu. Problem nastaje kada se obnova propusti. Domen koji istekne prestaje da radi, a sa njim prestaju da rade i sajt i poslovne mejl adrese. Određeno vreme posle isteka firma obično još može da ga obnovi, ali ako se predugo čeka, adresa može postati ponovo slobodna za registraciju i završiti kod nekog drugog.
Zamislite auto servis u Šapcu čiji vlasnik godinama ima isti broj telefona i istu adresu sajta odštampanu na računima, nalepnicama i tabli ispred radionice. Ako mu domen istekne zato što je obaveštenje o obnovi stizalo na mejl bivšeg zaposlenog, šteta nije 2.500 dinara. Šteta je u tome što kupci kucaju poznatu adresu i ne dobijaju ništa.
Zbog toga se savetuje da domen glasi na firmu, da kontakt adresa bude ona koju vlasnik čita, i da se uključi automatska obnova gde god je to moguće. Neki se odlučuju i da domen zakupe na više godina unapred, čisto da bi imali mir.
Postoji i pitanje dodatnih adresa. Firme koje žele da se zaštite od toga da neko drugi registruje sličan naziv često zakupe i varijantu sa nastavkom .co.rs ili .com, pa je preusmere na glavni sajt. To je nekoliko hiljada dinara godišnje više, što je mala cena u poređenju sa situacijom u kojoj konkurentska radnja ili neko ko traži otkup preuzme adresu koja se razlikuje samo u nastavku.
Hosting: gde je raspon najveći
Osnovni hosting paketi na domaćem tržištu koštaju okvirno od oko 5.000 do 9.000 dinara godišnje. Za takav iznos mala firma dobija dovoljno prostora i resursa za prezentacioni sajt sa nekoliko desetina stranica, kontakt formom i blogom. Paketi namenjeni WordPressu, online prodavnicama ili većem broju sajtova koštaju više, i tu se cene penju na nekoliko desetina hiljada dinara godišnje.
Kod hostinga je posebno važno pogledati cenu obnove, a ne samo cenu prve godine. Ako je prva godina upola jeftinija, druga može da iznenadi. Razumno je pitati unapred koliko će koštati nastavak i da li je SSL sertifikat uključen u cenu, jer bez njega pregledač prikazuje upozorenje da veza nije bezbedna, što posetioca odbija pre nego što pročita i jednu reč.
Ovde se često greši i u suprotnom pravcu. Firma od troje zaposlenih koja ima jednostavan sajt sa uslugama nema nikakvu korist od paketa predviđenog za veliku online prodavnicu. Bolje je početi sa manjim paketom i preći na veći kada za to postoji stvarna potreba, nego godinama plaćati resurse koji stoje neiskorišćeni.
Još jedna stavka o kojoj se retko pita jesu rezervne kopije. Neki paketi podrazumevaju redovno pravljenje kopija sajta i baze, kod drugih je to dodatna usluga koja se naplaćuje posebno. Razlika postaje vidljiva onog dana kada dodatak za WordPress pokvari prikaz stranica ili kada neko greškom obriše deo sadržaja. Tada je jeftinije imati kopiju od juče nego platiti programeru da sajt sastavlja iz početka.
Pošta: stavka koju firme najčešće potcenjuju
Mnoge male firme još uvek posluju sa besplatnih mejl adresa opšte namene. To radi, ali ostavlja utisak koji ne odgovara ozbiljnom poslu. Kupac koji dobije ponudu sa adrese ime.prezime.firma123 na nekom besplatnom servisu ima manje razloga da poveruje kako iza nje stoji uređena firma nego kada ponuda stigne sa adrese prodaja@firma.rs.
Poslovni email zato nije samo pitanje imidža. Kada adrese glase na domen firme, one ostaju u firmi i kada zaposleni ode. Nova osoba na istom radnom mestu nastavlja da koristi istu adresu, a cela prepiska sa kupcima ostaje dostupna. Uz to, pravilno podešeni zapisi za proveru pošiljaoca smanjuju šansu da poruke završe u folderu za neželjenu poštu kod primaoca.
Najveći broj osnovnih hosting paketa već uključuje mogućnost otvaranja mejl adresa na domenu firme, pa za malu firmu sa nekoliko adresa poseban trošak često i ne postoji. Kada se radi o firmi koja ima mnogo zaposlenih, velike priloge i potrebu za mnogo prostora, ili kada pošta mora da radi nezavisno od sajta, ima smisla razmisliti o zasebnom paketu za poštu, koji se plaća posebno i obično više od osnovnog hostinga.
Šta ostaje kada se sve sabere
Ako se pogleda tipičan primer, pekara sa dve radnje u Nišu koja ima jednostavan sajt sa ponudom, radnim vremenom i kontaktom, godišnji trošak izgleda otprilike ovako. Domen sa nastavkom .rs oko 2.500 dinara. Osnovni hosting paket između 5.000 i 9.000 dinara, sa uključenim SSL sertifikatom i nekoliko mejl adresa. Ukupno, između 7.500 i 11.500 dinara godišnje, odnosno manje od hiljadu dinara mesečno.
Kod firme koja prodaje preko sajta računica je drugačija. Hosting za prodavnicu sa većim brojem artikala košta više, pa se ukupan godišnji trošak lako popne na dvadesetak hiljada dinara ili iznad toga, a često se dodaje i zaseban paket za poštu.
Postoje i troškovi koji nisu vezani za infrastrukturu, a pojavljuju se u gotovo svakom budžetu. Održavanje sajta, ažuriranje dodataka i rešavanje tehničkih problema neko mora da radi. Ako to radi spoljni saradnik, obično se plaća mesečni paušal ili po satu. Ako to radi neko u firmi, trošak je njegovo vreme. Licence za plaćene dodatke ili teme, ako se koriste, takođe se obnavljaju godišnje.
Najjednostavnije rešenje je jedna tabela, makar i u svesci, sa četiri kolone: šta se plaća, kome, koliko i kada ističe. Domen, hosting, pošta i eventualne licence. Pored svake stavke, zapis o tome na koji mejl stižu obaveštenja i ko ima pristup nalogu.
Druga dobra navika je da se svi računi vode na firmu, sa PIB-om, kako bi se trošak uredno proknjižio. Kada su sve stavke na istom mestu i plaćaju se u isto vreme godine, manja je šansa da nešto promakne.
Treće, sve pristupne podatke za korisnički panel, domen i administraciju sajta treba da ima vlasnik firme, a ne samo osoba koja je sajt pravila. Saradnje se završavaju, ljudi menjaju posao, a firma mora da može da nastavi bez zastoja.
Sajt male firme ne mora da bude skup. Za prezentaciju delatnosti realan godišnji trošak infrastrukture staje u iznos koji mnoge firme mesečno potroše na kancelarijski materijal. Skupo postaje tek onda kada se stvari prepuste slučaju, kada domen istekne, kada sajt nema rezervnu kopiju ili kada niko u firmi ne zna lozinku za nalog sa kog se sve to plaća.